Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera

Matryca Priorytetów – Macierz EisenhoweraZarządzanie sobą w czasie to jedna z ważniejszych kompetencji miękkich, która określa Twój sposób organizacji: począwszy od zadań zawodowych – przygotowywanie projektów, prowadzenie firmy; po te domowe – przygotowanie posiłków na cały tydzień dla 5 osobowej rodziny i rozmowa z przyjaciółką przez telefon. Jak sobie w tym pomóc, by wszystko co robimy było dla nas przyjazne?



Jak wspomniałam temat zarządzanie (sobą) czasem jest jednym z kluczowych umiejętności – (klik) kompetencji miękkich. Czas to jeden z cenniejszych, a zarazem najtrudniejszych zasobów do ujarzmienia. Nie możesz go dokupić, nie możesz wydłużyć doby; jedynie co jesteś w stanie zrobić to nim „zarządzać” – czyli zmienić swoje postępowanie względem niego. Narzędzi jest wiele, technik planowania, dysponowania. Ja przedstawiam jedną z nich – Macierz Eisenhowera. Bo często spotykam się z z trudnym wyborem pomiędzy pilnymi obowiązkami, własnymi przyjemnościami, a zobowiązaniami w stosunku do najbliższych.

Jeżeli spodoba Ci się ten sposób organizacji czasu pod koniec tekstu przygotowałam prostą tabelę, gdzie możesz ustalać swoje priorytety.

 

Skąd nazwa Macierz Eisenhowera?

A kojarzysz może nazwisko? To generał Dwight Eisenhower – prezydent Stanów Zjednoczonych, znany ze swojego roztropnego zarządzania czasem. Przypisuje mu się słowa:

 


To, co ważne, rzadko bywa pilne,

a to, co pilne, rzadko bywa ważne”.

 


 

Eisenhower stworzył matrycę ułatwiającą klasyfikowanie priorytetów i zadań do wykonania, nazywaną polem – siatką – systemem – kwadratem Eisenhowera bądź po prostu Matrycą Priorytetów. Dzięki temu narzędziu, zarządzanie sobą w czasie staje się łatwiejsze, bardziej zrozumiałe, a Twoja efektywności pracy wzrasta.

 

Jak działa Matryca Priorytetów?

Ważność i pilność danego zadania to dwa najważniejsze czynniki, wpływające na sposób w jaki wykorzystujesz swój czas. Najczęściej większość z nas skupia się wyłącznie na rzeczach pilnych, co jest podstawowym błędem. Pomijamy to co ważne i mało pilne; zadania, których osiągnięcie powinno być naszym celem, które wzbogacają nasze życie i nadają mu sens. A wiesz dlaczego tak dzieje się? Ponieważ sprawy te nie wywierają na nas żadnej presji, dlatego odsuwamy je na bok uznając jako mniej pilne. I co dalej? Te ważne nie są pilne, więc musisz sam się zmotywować („zmusić”) do ich wykonania.

Spójrz na matrycę, jej cztery ćwiartki pokazują cztery grupy działań, którym poświęcamy swój czas i energię.

Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera


Aby poprawnie stosować matrycę należy zrozumieć oraz stosownie wyselekcjonować rzeczy ważne i pilne. Wpływa na to wiele czynników tj. priorytety osobiste i otoczenia (rodziny, pracy zawodowej), finanse, emocje, terminy itp. Często mamy problem z podziałem naszych zadań na ważne, pilne, nieważne i niepilne – w sensie jak je poukładać, posegregować, w jaki sposób podzielić? Przede wszystkim musisz skupić się na czynnościach najistotniejszych dla Ciebie i najbliższych.

 

Ćwiartka I

ćwiartka walki z czasem / gaszenia „pożarów” – rzeczy ważne i pilne

    • To rzeczy, których nie można zaniedbać, te „na wczoraj”, które powinny być zrealizowane natychmiast, jak najszybciej.
    • Wydarzenia wynikające z naszego zaniedbania, bo rzeczy, które były na początku „ważne i niepilne” zostały odłożone w czasie.
    • Są to często zdarzenia nagłe, kryzysowe; będące często poza naszym wpływem działań np. awaria sprzętu.
    • Najlepiej by ta ćwiartka była pusta… bo jeśli coś tam się znajduje, to niewykonanie ich skutkuje tylko negatywnie.
    • Ulgą dla tej ćwiartki są „złodzieje czasu”, którzy pomagają zredukować poziom stresu.

 

Ćwiartka II

– ćwiartka wysokiej jakości / działania skutecznego – rzeczy ważne, ale nie pilne

  • Właśnie tutaj lokujemy (długoterminowe) plany, cele; przewidujemy problemy i sposoby zapobiegania im.
  • Sprawy możemy rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie (nauka języka, fitness)
  • Tu możesz rozwijać zdolności – wszelkie kursy, studia, każda forma samorozwoju.
  • I na zadaniach w tej ćwiartce powinnaś najbardziej skupić się. Ustalić czas wykonania tematu; jeżeli go przeciągniesz to trafisz z nim do ćwiartki I.
  • Pamiętaj: wizja, dyscyplina, kontrola, efekty.

 

Ćwiartka III

– ćwiartka ułudy / co nam zarzucają inni – sprawy pilne, ale mało ważne.

  • Tutaj deleguj, ustalaj priorytety, a potem realizuj.
  • Koncentracja na tym miejscu powoduje oscylowanie wokół rzeczy nieważnych, a że pilnych – tworzy to poczucie stresu.
  • Uczucie złudzenia, że trzeba zrobić coś ważnego; co wiąże się z naszą krótkowzrocznością, a nawet negatywnym odbiorem. Jesteśmy czasem osobami pozbawionymi kontroli, organizacji, a robimy jedynie szum wokół siebie.

 

Ćwiartka IV

– ćwiartka określana jako unikanie pracy / pożeracze czasu – rzeczy mało ważne i mało pilne

  • Sprawy te nie są ani istotne, ani kluczowe, ani nie wymagają pośpiechu.
  • Poświęcanie swojego czasu na działania pozorne, nie mające wiele wspólnego z faktycznymi obowiązkami.
  • Zapomnij o tych rzeczach lub minimalizuj
  • Koncentracja na tym miejscu, to tak naprawdę nie robienie nic, co służy realizacji zadań i celów. Konsekwencja: brak rezultatów, osiąganych celów, marnowanie czasu.

 

Jak każda metoda zarządzania czasem – tak i ta może posiadać wady i zalety. Jakie?

Zalety

  • samodzielne rozplanowanie własnego czasu
  • sposób na szybkie, łatwe ustalenie listy zadań do wykonania
  • uczy samodzielnego dobierania priorytetów oraz segregowania zadań

Wady

  • trudność w odpowiednim sklasyfikowaniu czynności do określonych ćwiartek
  • wpisywanie zbyt wielu zadań w pierwsze dwie ćwiartki
  • określenie IV ćwiartki – nie umieszczajmy tu czasu na relaks i rozrywkę, one też są ważne

 

Podsumowanie

Jaki obszar jest najważniejszy? Działania z ćwiartki II. Twoje działania powinny zmierzać do tego, aby powiększać i realizować te zadania. I pilnować aby nic nie przedostało się do ćwiartki I – ale z doświadczenia wiem, że jest to niemożliwe. Możemy jedynie monitorować działania z III i IV, tak by nasz czas był jak najefektywniej wykorzystywany, ale nie zapominając, że niektóre sprawy – niby te trwoniące czas też muszą mieć miejsce, aby panował w nas porządek myśli, odpoczynku i spokoju. Bardzo ważny jest relaks, wypoczynek, wyciszenie.  A tak naprawdę Ty wiesz co dla Ciebie jest ważne.

 

Jeżeli chcesz ustalać własne priorytety dzięki temu narzędziu możesz pobrać prostą, pomocną TABELĘ tutaj: MATRYCA PRIORYTETOW pdf lub po prostu rozrysować sobie na kartce coś w stylu poniższym:

Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera

 

Książki warte polecenia:

„Najpierw rzeczy najważniejsze.” Covey S.R 

Zjedz tę żabę! 21 metod podnoszenia wydajności w pracy i zwalczania skłonności do zwlekania” Tracy, B.

 

Na koniec mam prośbę – teraz Ty zarządzasz – jeżeli spodobał Ci się tekst machnij do mnie łapką – zostaw komentarz lub polub na social media np. Facebook. Za każdy odzew dziękuję!

Post Author: katarzyna

26 thoughts on “Matryca Priorytetów – Macierz Eisenhowera

    Monika z Bebe Talent

    (06/16/2017 - 8:44 am)

    Ja mam teraz swoją matryce wymuszoną sytuacją. Składa się z dwóch obszarów: 1. Zadania, które mogę zrealizować przy dziecku 2. Zadania na czas, kiedy dziecko śpi.

    Gosia Joga

    (06/11/2017 - 8:38 pm)

    Zarządzanie czasem, to moja pięta achillesowa… Pracuję nad tym i nawet poczyniłam pewne postępy, ale nadal mam wrażenie, że czas mi ucieka przez palce…

    Ola z Muzycznej Listy

    (06/10/2017 - 4:35 pm)

    Coś w tym jest. Muszę spróbować skorzystać z tej matrycy. Może przyniesie nieoczekiwane efekty?

    Monika Kilijańska

    (06/10/2017 - 7:57 am)

    Najłatwiej mi wyznaczyć rzeczy pilne i ważne oraz niepilne i nieważne.

    Mama z wada

    (06/10/2017 - 7:37 am)

    Od kilku lat probuje zarzadzam moim czasem. Kazdego dnia z rana wypisuje co chce zrobic i okreslam 2-3 wazne zadania. Od nich zaczynam. Idziw mi coraz lepiej 🙂

    katarzyna

    (06/10/2017 - 7:19 am)

    Łukasz o patrz czyli dobrze dobieram sobie literaturę do czytania! Dziękuję że wpadłeś 🙂

    Łukasz Ferenc

    (06/09/2017 - 7:59 pm)

    Bardzo pomocna matryca. Oczywiście ważne i niepilne się zaniedbuje, a później jest gaszenie pożarów. :/

    Zjedz tę żabę to super książka! Pamiętam jak w pracy miałem wrzucone w kalendarz przypomnienie codziennie rano właśnie pod tym tytułem aż w końcu niektórzy zaczęli mnie pytać o co chodzi z tą żabą. 😀

    per Zofka

    (06/09/2017 - 7:25 pm)

    Najpierw na to spojrzałam i pomyślałam… OMF! Ale tekst jak zawsze wszystko wyjaśnił i jest dobry…

    Grace

    (06/09/2017 - 7:22 pm)

    Podstawowe narzędzie zarządzania czasem, które pokazuje, że zarządzanie to to sztuka delegowania i odpuszczania 🙂

    Magda M. blog

    (06/09/2017 - 1:06 pm)

    O! pierwsze słyszę, ale wydaje się mieć to sens. Chociaż w moim przypadku zapewne będzie trudne do wdrożenia 😉

    Dominika

    (06/09/2017 - 12:29 pm)

    Bardzo pomocny wpis, który na pewno mi się przyda, zaczynam wdrażać od jutra 🙂

    Chytra Sztuka

    (06/09/2017 - 9:44 am)

    Mam to szczęście, że mnie organizacja czasu przychodzi dość naturalnie. Z kolei jakieś szczególne planowania, rozpiski, tysiące odhaczaczy i zakreślaczy – to moje pożeracze czasu. Nie dość, że główkowanie spędza mi sen z powiek, potem odnajdywanie się w tym, a ostatecznie i tak robię wszystko według tego wewnętrznego organizera 🙂 Natomiast! Macierz Eisenhowera jest mi znana i o ile dobrze sklasyfikuję zadania, to naprawdę mi pomaga. Prosta wizualnie i czytelna. To zdecydowanie do mnie przemawia 🙂

    katarzyna

    (06/09/2017 - 9:21 am)

    Słońce o właśnie – ten odpoczynek jest bardzo ważny, aby móc ładować baterię na rzeczy ważne i niepilne. Pozdrawiam!

    Słońce

    (06/09/2017 - 8:29 am)

    No właśnie – sęk w tym, żeby te zadania wpisać w dobre ćwiartki 🙂 Bo np. z tego, co widzę, dla większości z nas odpoczynek jest nieważny – podczas kiedy on jest bardzo ważny, a czasem bywa nawet pilny. Ja z kolei mam tych „pilnych, ważnych” za dużo, bo jestem obibokiem:) .. ale dzięki za przypomnienie, idzie coraz lepiej 😉

    Bookendorfina Izabela Pycio

    (06/09/2017 - 4:58 am)

    Nawet jeśli nie do końca się do niej stosujemy, to i tak wiele cennych wskazówek z niej wyciągamy, a później stają się dobrymi nawykami. 🙂
    Bookendorfina

    Klaudia J

    (06/08/2017 - 8:36 pm)

    🙂 Ilekroć mam przed sobą setkę zadań staram się je w myślach uporządkować wg priorytetów 🙂 a taka matryca doskonale w tym pomaga!

    katarzyna

    (06/08/2017 - 5:44 pm)

    Bielecki prawda? Wizualnie bardzo podobne. Ale macierz dotyczy zarządzania czasem, a SWAT kojarzy się głównie ze strategią, z przedsiębiorstwem i spójrz, że w macierzy ćwiartka I to zagrożenie a w SWAT to mocne strony.

    Bielecki.es

    (06/08/2017 - 4:42 pm)

    Nie wiem dlaczego ale bardzo przypomina mi to analizę SWAT. 😉

    Diana z Pieniadzjestkobieta

    (06/08/2017 - 8:32 am)

    Bardzo dobry wpis, muszę sobie go gdzieś zapisać i wracać do tego!

    Agata z OchMalina.pl

    (06/08/2017 - 8:12 am)

    Matryca jest chyba podstawowym narzędziem do zarządzania czasem, z której… nie korzystam na co dzień 😉 Lecz przydaje się na początku drogi do zorganizowania codzienności. Można wypisać w niej wszystkie aktualne zadania i wg tego ustalić plan dnia 🙂

    Marlena

    (06/08/2017 - 8:08 am)

    Organizacja czasu jest dla mnie bardzo wazna tym bardziej od kiedy zostalam mama. Mam swój plan dnia wg którego działam dzięki czemu mam również chwilę dla siebie.

    katarzyna

    (06/08/2017 - 8:03 am)

    czasnaziemi na pewno! Eisenhower wymyślił, a Covey opisał, popchnął dalej 🙂

    czasnaziemi.pl

    (06/08/2017 - 8:03 am)

    Uwielbiam doskonalić się w organizacji czasu. Przeczytałam serię książek S. Coveya. On właśnie posługuje się takimi ćwiartkami. Może zapożyczył pomysł od prezydenta USA…

    Wenus z Marsa

    (06/08/2017 - 6:41 am)

    hej znam tą macierz, dzięki, ze mi ją przypomniałaś myślę, że każda kobieta – mama pracująca powinna na lodówce taka powiesić, by nie zaorywać się robieniem wszystkiego- najbardziej podoba mi się ćwiartka z delegowaniem:)

    Pani Podróżnik

    (06/08/2017 - 6:31 am)

    Uwielbiam czytać o zarządzaniu czasem, pewnie dlatego, że dobrze sobie z tym tematem radzę, to czytanie o nim mnie nie stresuje, a wręcz przeciwnie 🙂

    Anonim

    (06/08/2017 - 6:26 am)

    Muszę przyznać, że mi się przyda 😉 Wydrukuję sobie takie cudo 😉

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.